Berikut pembahasan data, sistem, informasi dan sistem informasi.
1. Pengertian Data
Menurut Susanto (2007:46): "Data adalah fakta atau apapun yang digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi".
Menurut Sutabri (2005:21): "Data merupakan bahan mentah untuk diolah, yang hasilnya kemudian menjadi informasi. Dengan kata lain data yang telah diperoleh harus diukur dan dinilai baik buruknya, berguna atau tidak dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai".
Menurut Amsyah (2001:4): "Data adalah keterangan tertulis mengenai sesuatu fakta (kenyataan) yang masih berdiri sendiri-sendiri, belum mempunyai pengertian sebagai kelompok, belum diolah sesuai keperluan tertentu".
Jadi dapat disimpulkan, data merupakan satuan representasi yang dapat diingat, direkam, dan dapat diolah menjadi informasi.
2. Pengertian Sistem
Menurut Wijayanto (2001:2), sistem didefinisikan sebagai "sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output.
Menurut Amsyah (2001:4):
"Sistem adalah himpunan suatu benda nyata atau abstrak yang terrdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, ketergantungan, saling mendukung yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif".
Menurut Jogiyanto (2005:54):
" Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu:
1. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.
2. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary).
3. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environtment).
4. Suatu sistem mempunyai tujuan (goal).
Berdasarkan pendapat diatas, maka dapat disimpulkan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang sulit terkait untuk pencapaian suatu tujuan.
3. Pengertian Informasi
Menurut Jogiyanto (2003:36): "Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya".
Menurut Davis sebagaimana dikutip Amsyah (2005:4): "Informasi adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan".
Menurut McLeod sebagaimana dikutip Susanto (2007:46):
"Suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri:
1. Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
2. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau beberapa jam lagi.
3. Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.
4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap.
Dari beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan informasi adalah sekumpulan fakta yang berguna dan bermanfaat bagi manusia dalam mencapai suatu keputusan.
4. Sistem Informasi
Menurut Susanto (2007:61): "Sistem Informasi merupakan kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja bersama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan".
Menurut Szymanski sebagaimana dikutip Daihani (2001:2): "Sistem Informasi adalah sekumpulan fungsi yang bekerja secara bersama-sama dalam mengelola pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan, serta pendistribusian informasi".
Menurut Leitch dan Davis sebagaimana dikutip Jogiyanto (2005:11): "Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan".
Dari pendapat-pendapat diatas, maka dapat disimpulkan sistem informasi merupakan suatu sistem yang mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen didalam organisasi.
5. Analisis Sistem
Menurut McLeod (2001:190): "Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui".
Menurut Jogiyanto (2005:130):
"Terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan dalam analisis sistem, yaitu:
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Langkah pertama ini meliputi mengidentifikasi titik keputusan, yaitu suatu keadaan yang menyebabkan permasalahan timbul dan mengidentifikasi personil-personil kunci, yang mengacu pada bagan alir dokumen.
b. Understand, yaitu memahami kerja dan sistem yang ada. Merupakan tahap untuk mengetahui cara kerja dari sistem informasi yang ada sebelum perancang mencoba untuk menganalisis berbagai permasalahan yang terjadi pada perusahaan.
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem. Pada tahap ini dilakukan analisis berdasarkan pada data yang telah dikumpulkan sebelumnya dengan tujuan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan pada sistem berjalan dan perbaikan-perbaikan yang seharusnya dilakukan guna pengembangan sistem yang lebih baik.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Membuat laporan berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, dan selanjutnya akan diserahkan pada pihak-pihak yang memerlukan".
Berdasarkan beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan suatu cara untuk memnuhii kebutuhan sistem suatu organisasi dalam memacahkan suatu masalah.
6. Perancangan Sistem
Menurut McLeod (2001:192): "Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru".
Menurut Burch dan Grudnitski sebagaimana dikutip Jogiyanto (2001:196): "Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi".
a. Perancangan Input
Menurut Kendall dan Kendall (2002:521): "Perancangan input adalah suatu data, baik teks, atau angka, yang dimasukkan kedalam suatu sistem informasi untuk penyimpanan atau pemrosesan melalui formulir, layar, suara, atau formulir isian di interaktif web".
Menurut Sutabri (2005:42): "Blok masukan (input blok) yaitu input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar".
Menurut Jogiyanto (2005:384) mengatakan: "Kode digunakan untuk mengklasifikasi data, masukan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus (misalnya: %, -, $, #, &, ;, dan sebagainya)".
Menurut Sutabri (2004:13): "Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input)".
Supriyanto (2005:239) menambahkan bahwa "Masukan terdiri dari semua arus berwujud (tangible) yang masuk kedalam sistem dan dampak tak berwujud (intangible) terhadap sistem".
Jadi, masukan (input) adalah segala sesuatu yang berwujud dan tidak berwujud yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diolah lebih lanjut.
Untuk merancang sebuah formulir masukan atau layar masukan yang baik dan berkualitas maka layar masukan tersebut harus dapat dengan mudah dipahami dan mengacu pada sasaran masukannya.
Menurut Jogiyanto (2005:216):
"Langkah-langkah desain input dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru. Input yang akan didesain dapat ditentukan dari Diagram Arus Data (DAD) sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data.
2. Menentukan parameter dari input. Setelah input-input yang akan didesain telah dapat dicantumkan, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi:
a) bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar terminal)
b) sumber input
c) jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya
d) alat input yang digunakan
e) volume input
f) periode output
b. Perancangan Output
Menurut Kendall dan Kendall (2002:521): "Output merupakan informasi yang dikirim ke pengguna melalui sistem informasi dengan cara intranet, ekstranet, atau web pada laporan cetakan, layar display, atau melalui audio".
Menurut Sutabri (2004:98): "Keluaran (output) dapat dibagi menjadi dua, yaitu keluaran lunak (soft copy) dan keluaran yang nyata (hard copy)".
Menurut Jogiyanto (2003:573): "Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak (printer) dan dalam bentuk soft copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan dilayar terminal".
Menurut Widjajanto (2001:3): "Output berarti yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem".
Menurut Jogiyanto (2005:183), output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam empat macam bentuk, yaitu:
1) Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain
2) Image, didalam suatu bentuk grafik atau gambar
3) Suara, dalam bentuk musik atau omongan
4) Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form), dalam bentuk simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti oleh komputer
c. Perancangan Database
Menurut Jogiyanto (2003:46): "Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya".
Menurut Yuswanto (2004:13): "Database merupakan sekumpulan data/informasi yang teratur berdasarkan kriteria tertentu yang saling berhubungan".
Menurut McLeod (2001:258): Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan dikumpulkan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali".
Menurut Sutabri (2005:161), sistem database mempunyai bebrapa kriteria yang penting, yaitu:
1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah databasenya.
3. Dapat berkembang dengan mudah dan baik volume maupun strukturnya.
4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
6. Kerangkapan data (data redundancy) minimal.
Menurut Jogiyanto (2001:218), database dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe. Tipe dari file tersebut adalah sebagai berikut:
1) File induk (master file)
Didalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi. File induk dapat dibedakan lagi menjadi:
a) File induk acuan yaitu file recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya.
b) File induk dinamik yaitu file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan sebagai akibat dari suatu transaksi.
2) File transaksi (transaction file)
File transaksi disebut juga dengan nama file input. File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
3) File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan file output, yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan.
4) File sejarah (history file)
File sejarah disebut juga dengan nama file arsip, yaitu file yang berisi dengan data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5) File pelindung (backup file)
File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di database pada suatu saat tertentu.
6) File kerja (working file)
File kerja disebut juga denga nama file sementara. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.
Berdasarkan pendapat-pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa database merupakan sekumpulan data yang terintegrasi satu sama lain, dimana setiap pemakai (user) diberi wewenang untuk dapat mengakses data tersebut.
Sumber: Skripsi berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Pada Sekolah Menengah Atas Mujahidin Pontianak oleh Fatma Herdyana S. Kom. tahun 2011